document audit trail

การติดตามเอกสาร

ติดตามข้อมูลบริษัทที่สำคัญของคุณทั้งหมด และจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัย คุณสามารถลดความเสี่ยงของการรั่วไหลที่ทำให้เกิดความเสียหายได้

ภาพรวม

การรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่มีความสำคัญเป็นงานที่ท้าทายมากในปัจจุบันนี้ โซลูชั่นในการติดตามเอกสารของเรามี วิธีการทำงานที่สะดวกสบายที่นำมาใช้ในการตรวจติดตามข้อมูลที่เป็นความลับว่ามีใครที่เข้ามาดูข้อมูล ส่งข้อมูล พิมพ์ข้อมูล คัดลอกข้อมูล เมื่อไหร่และอย่างไร โดยการติดตามข้อมูลบริษัทที่สำคัญทั้งหมดของคุณและจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัย คุณจะสามารถลดความเสี่ยงจากความเสียหายที่เกิดจากการรั่วไหลของข้อมูล และยังช่วยปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาและรักษาชื่อเสียงของบริษัทไว้ได้

ความท้าทาย

ในฐานะที่เป็นองค์กรซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบ คุณจะต้องเผชิญกับความท้าทายครั้งใหญ่ในการจัดการกับปริมาณข้อมูลที่มีความสำคัญเป็นจำนวนมากได้อย่างน่าเชื่อถือ ถึงแม้จะเพิ่มความตระหนักรู้ในการรักษาความปลอดภัยให้มากขึ้นแล้ว แต่ร่องรอยที่เกิดจากการรั่วไหลของข้อมูลยังเกิดขึ้นได้บ่อยๆ

คุณต้องการโซลูชั่นที่ครอบคลุมที่สามารถช่วยคุณเก็บรักษาไฟล์ที่เป็นความลับไว้ได้และมั่นใจได้ว่ามีการจัดการอย่างถูกต้องตลอดเวลา คุณต้องการวิธีที่จะดึงเอกสารของคุณขึ้นมาดูได้โดยที่เอกสารเหล่านี้ยังได้รับการรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลอยู่ ด้วยการควบคุมและการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด คุณสามารถลดความเสี่ยงจากการรั่วไหลและป้องกันชื่อเสียงให้กับบริษัทของคุณได้

โซลูชั่น

ถ้าเอกสารสมัครงานรั่วไหลออกไป คุณจะสามารถค้นหาฝ่ายที่รับผิดชอบได้อย่างรวดเร็วโดยค้นหาจากภาพเอกสารที่ดึงมาดูได้ บันทึกข้อมูลงานและข้อมูลเอกสารจะแสดงให้คุณทราบได้ว่าข้อมูลมีการรั่วไหลเมื่อไหร่และอย่างไร จากนั้นคุณสามารถใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยเพื่อทำให้มั่นใจได้ว่าจะไม่เกิดเหตุการณ์แบบนี้ขึ้นซ้ำอีก

ด้วยโซลูชั่นติดตามเอกสารของเรา คุณจะสามารถกำหนดข้อจำกัดได้ว่าใครจะสามารถเข้าถึงเอกสารฉบับใดได้บ้างและใช้วิธีไหน หลังจากนั้นปล่อยให้เป็นไปตามขั้นตอนการดำเนินงานอัตโนมัติ ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถมั่นใจได้ว่าการรับและส่งไฟล์ได้รับการดำเนินการตามขั้นตอนอย่างถูกต้อง

แทนที่จะทำการล็อคเก็บไฟล์ที่เป็นความลับไว้ในจุดที่ซับซ้อนและมีขั้นตอนมากมาย ทำไมเราไม่ใช้โซลูชั่นที่พร้อมให้ความปลอดภัยได้อย่างง่ายดายและยังอนุญาตให้คุณสามารถเข้าถึงเอกสารที่รักษาความปลอดภัยไว้ได้อย่างรวดเร็วเมื่อคุณต้องการ โดยการจัดเก็บเอกสารไว้เป็นรูปภาพ โซลูชั่น ApeosWare Image Log Management จะช่วยให้คุณบริหารจัดการ ตรวจติดตาม และค้นหาเอกสารที่ต้องดึงข้อมูลออกมาดูได้อย่างง่ายดาย ช่วยลดอันตรายที่เกิดจากข้อมูลรั่วไหลที่อาจทำให้ธุรกิจประสบปัญหาได้

โซลูชั่นของเราจะช่วยรักษาความปลอดภัยข้อมูลของบริษัทที่สำคัญโดยการติดตามกระบวนการทำงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร เอกสารจะถูกจัดเก็บไว้เป็นรูปภาพ และบันทึกการทำสำเนา การพิมพ์ การสแกน และแฟ็กซ์ทั้งหมดจะถูกเก็บรักษาไว้พร้อมด้วยรายละเอียดของผู้ใช้และอุปกรณ์ การเก็บบันทึกข้อมูลโดยละเอียดของเราจะช่วยทำให้สามารถค้นหาได้ว่ามีการเข้าถึงเอกสารแต่ละฉบับเมื่อไหร่ โดยใคร และอย่างไรได้ง่ายขึ้น ความสามารถในการติดตามระดับสูงจะช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่สำคัญรั่วไหลออกไปได้

ผลประโยชน์

สิ่งที่คุณจะได้รับ

  • ความสามารถในการติดตามการจัดการเอกสารทั้งหมดได้ตลอดเวลาจากเครื่องมัลติฟังก์ชั่นของคุณพร้อมด้วยรายละเอียดของผู้ใช้และอุปกรณ์ และยังช่วยเพิ่มวิสัยทัศน์และลดความเสี่ยงจากการรั่วไหลของข้อมูลได้
  • รายงานที่ส่งไปยังฝ่ายดูแลจัดการผ่านทางอีเมลตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้ รายงานทั้งหมดจะถูกเก็บบันทึกไว้สำหรับเป็นข้อมูลอ้างอิงในอนาคตและจะแบ่งออกได้ตามผู้ใช้ หรือกลุ่มผู้ใช้ แยกตามระดับความสำคัญ และแสดงข้อมูลตามปี หรือเดือน
  • เอกสารจะถูกเก็บบันทึกไว้เป็นรูปภาพเพื่อทำให้สามารถติดตาม ดึงข้อมูล และค้นหาได้ง่ายขึ้น
  • ความจุในการจัดเก็บเอกสารเพิ่มมากขึ้นและมีการจัดเก็บไฟล์อย่างเป็นระบบเพื่อทำให้ง่ายต่อการดึงเอกสารมาดู
  • ฟังก์ชั่นการแปลงไฟล์ภาพมาเป็นตัวอักษร (OCR) แบบหลายภาษาช่วยให้คุณสามารถค้นหาเอกสารที่คุณต้องการไม่ว่าจะเป็นภาษาใดก็ตามได้อย่างรวดเร็ว
  • การตรวจสอบบันทึกรูปภาพและการแจ้งเตือนสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามที่คุณตั้งค่า

โซลูชันที่เกี่ยวข้อง